La Société de Saint-Vincent de Paul, présente à Montréal, Laval et dans la MRC de L’Assomption, sert les personnes vivant une situation difficile sans égard à leur culture, leur langue ou leur religion. Fondées sur l'action citoyenne de nos bénévoles et leur volonté de créer des liens, nos interventions sont axées sur l’écoute, le soutien et l’accompagnement des personnes les plus vulnérables. Nous favorisons la dignité, l’autonomie et l’intégration à la collectivité des personnes à travers l’aide alimentaire, des programmes de persévérance scolaire et d’insertion sociale, ainsi que par l’accès aux biens de première nécessité.

Raison d'être du poste

Vous avez envie de vous joindre à une équipe jeune? Vous souhaitez à contribuer à réduire l’insécurité alimentaire? Vous voulez soutenir la mise sur pied de projets novateurs? La Société Saint-Vincent de Paul de Montréal (SSVPM) est un organisme central dans la lutte contre l’insécurité alimentaire depuis 175 ans. Nos points de service répartis à Montréal, Laval et la MRC de l’Assomption, offrent aux personnes les plus vulnérables une solution de répit à travers l’aide alimentaire.

L’adjoint.e administratif.ve est responsable d’assister la direction dans la coordination de ses activités et la gestion administrative de ses dossiers. Il s’assure d’offrir aux membres et aux bénévoles. Un service à la clientèle de qualité dans le sens de la mission de l’organisme. Le ou la titulaire du poste assumera les responsabilités suivantes :

ADMINISTRATION

• Réaliser différentes activités de secrétariat, dont la rédaction, la mise en page, la mise à jour, la production et la révision linguistique de documents d'information pour la direction générale
• Soutenir la planification des opérations
• Maintenir un système de classement efficace et numérisé
• Assurer les achats nécessaires aux activités et à l’organisme
• Aider à la préparation, participer aux réunions et rédiger les comptes rendus
• Effectuer différentes tâches cléricales
• Effectuer le suivi des avis de renouvellement
• Participer à l’accueil des visiteurs et des appels
• Maintenir à jour des registres corporatifs
• Apporter un soutien à la réalisation de certaines activités
• Effectuer toute autre tâche connexe à la demande du supérieur

GESTION BÉNÉVOLES

• Assurer la mise à jour des bénévoles dans la base de données et dans tout autre fichier de données pertinent
• Effectuer les suivis pour la vérification des antécédents
• Recevoir les appels des bénévoles et faire le suivi des demandes

SERVICE AUX MEMBRES

• Assurer la mise à jour des membres dans la base de données et dans tout autre fichier de données pertinent
• Effectuer les suivis pour la vérification des antécédents
• Participer à l’organisation des événements

Qualités recherchées

• Flexibilité par rapport aux différentes tâches proposées
• Faire preuve de rigueur et d’un souci du détail
• Être organisé.e et autonome
• Capacité à respecter les délais et à atteindre les objectifs fixés
• Sens de l'initiative et professionnalisme
• Excellent sens de la collaboration et du travail d'équipe
• Être capable gérer plusieurs tâches simultanément et savoir les prioriser
• Faire preuve de discrétion, jugement et d’intégrité

Exigences

• DEC ou AEC en administration ou secrétariat
• Détenir minimum 5 ans d’expérience dans le domaine
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint)
• Expérience dans le milieu communautaire et OBNL (atout)
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit

Conditions offertes

• Horaire de travail : 28h à 35h par semaine (à discuter et selon vos convenance
• Salaire selon l’échelle salariale en vigueur
• Entrée en fonction : dès que possible
• Disponibilité occasionnelle en dehors des heures de bureau

• Fonds de pension
• Assurances collectives
• Pour débuter, 3 semaines de vacances (6%)
• Journées maladies et personnelles
• Mode de travail hybride (télétravail et présentiel)
• Horaire flexible

Les candidat.es intéressé.es par ce poste doivent faire parvenir leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation au plus tard le 1 août 2023 à l’attention de : direction@ssvp-mtl.org

Nous remercions toutes les personnes ayant manifesté leur intérêt cependant, seules les personnes dont la candidature aura été retenue seront invitées à une première entrevue.

Mandat et fonctions

Sous la supervision et avec la collaboration de la directrice du financement - dons majeurs et planifiés, l’adjoint.e supporte l’équipe du financement dans l’exécution de ses responsabilités quotidiennes. 

Soutien administratif :

• Participe étroitement aux projets de financements pour les différents programmes de la SSVPM.
• Produit les rapports d’analyse et les listes de distribution nécessaires afin de supporter le plan de développement et les stratégies élaborées par la directrice du développement pour les sollicitations (campagnes).
• Assure la logistique pour l’envoi des publipostages, le suivi des engagements, les lettres de rappel et de remerciements.
• Assure également la saisie de données (dons, reçus, etc.) dans le logiciel Prodon.
• Assure la mise à jour des modèles de lettres-types pour chaque niveau de campagne et de donateurs ainsi que pour tous les documents maîtres.
• Soutien la direction et la directrice du développement pour divers mandats en lien avec les relations aux donateurs lorsque requis.
• Apporte un soutien dans la logistique lors d’événements, notamment lors de la participation à des conférences, des congrès, salons ou autres.

Gestion relation avec les donateurs :

• Assure la communication avec les donateurs pour effectuer les suivis des dons (dons mensuels, carte de crédits), les délais, les rejets, dates d’expiration des cartes de crédits et les changements de coordonnées.
• Participe et coordonne les événements de fidélisation à l’intention des donateurs en respectant les procédures établies en lien avec le programme de reconnaissance.
• Assure la coordination de production de lettres de remerciements aux donateurs en s’assurant d’appliquer la procédure en place.
• Répond quotidiennement aux diverses questions provenant des donateurs concernant les plaintes, les changements, etc, et s’assure de la mise à jour dans Prodon.
• Communique par courriel, téléphone et courriers avec les donateurs pour les rappels des différentes campagnes de financement, et s’assure des suivis des échéanciers.
• Communique auprès d’entreprises, d’individus et fondations, afin de dresser une liste de relations et de mise à jour des coordonnées pour le démarchage de la directrice du développement dons majeurs et planifiés.

Demande de financement – rédaction diverses :

• Rédige en collaboration avec la gestionnaire les fiches profils de donateurs potentiels ; analyse, synthétise et organise l’information de façon qu’elle soit pertinente et accessible immédiatement.
• Travaille à l’identification et la qualification de nouveaux grands donateurs au sein de la base de données interne ou externe (Prodon, Iwave et recherche Google).
• Collecte, recense et met à jour l’ensemble des informations relatives au profil des donateurs actifs et potentiels dans la base de données ProDon (recherche d’information, production de rapports, contrôle des données) et s’assure des suivis pour la mise à jour dans Prodon.
• Recherche de prospect donateurs (individus, fondations, entreprises) à l’aide de logiciel de recherche (Subvention connexion, iwave, google) pour les différents programmes et/ou projets de la SSVMP.
• Rédige des demandes de subvention récurrentes.
• Révise divers documents (formulaire de demande de subventions, lettres, etc).

Compétences et qualifications requises

• 3-5 années d’expérience tangible et pertinente dans une organisation de bienfaisance.
• Bonne connaissance du logiciel ProDon (un atout important), peut avoir travaillé sur autres logiciels de gestion de dons (DonorPerfect, FundRaisers, etc).
• Maîtrise des logiciels de la Suite MsOffice (Word, Excel, PowerPoint).
• Capacité d’adaptation, d’organisation et de priorisation du travail.
• Minutie, respect des procédures et rigueur.
• Forte habileté dans la rédaction en français, anglais un atout.
• Forte habileté en services à la clientèle, empathie, entregent, écoute et sens aigu de la confidentialité.
• Grand intérêt et connaissance du secteur communautaire un atout.

Profil recherché

• Aptitudes exceptionnelles dans les relations interpersonnelles
• Capacité à gérer plusieurs projets simultanément
• Capacité à analyser et gérer des données informatiques
• Excellent jugement, rigueur et diplomatie
• Esprit de collaboration et optimise

Conditions de travail

• Poste régulier, 4 jours/semaine
• Rémunération selon compétences et expérience
• Avantages sociaux offerts
• Le poste est hybride, nécessité de se présenter physiquement au bureau au moins 2 jours/semaine
• Lieu de travail : 1930, rue de Champlain, Montréal ; peut être appelé à se déplacer.

Veuillez faire parvenir votre CV et lettre de présentation au nom de Me Claudia Côté par courriel à financement@ssvp-mtl.org avant le 15 juillet 2023. Seules les personnes sélectionnées seront contactées.

La Société de Saint-Vincent de Paul, présente à Montréal, Laval et dans la MRC de L’Assomption, sert les personnes vivant une situation difficile sans égard à leur culture, leur langue ou leur religion. Fondées sur l'action citoyenne de nos bénévoles et leur volonté de créer des liens, nos interventions sont axées sur l’écoute, le soutien et l’accompagnement des personnes les plus vulnérables. Nous favorisons la dignité, l’autonomie et l’intégration à la collectivité des personnes à travers l’aide alimentaire, des programmes de persévérance scolaire et d’insertion sociale, ainsi que par l’accès aux biens de première nécessité.

Mandat et fonctions :
Le mandat de l'agent(e) de développement social s’inscrit dans les actions de l’équipe du développement communautaire visant l'accompagnement de nos usagers et bénévoles pour l'amélioration et la consolidation du fonctionnement de nos services en sécurité alimentaire et des pratiques d'accueil envers la population desservie. Sous la responsabilité de la directrice du développement communautaire, l’agent(e) assume les responsabilités suivantes

• Assister l’équipe dans ses actions au niveau de la sécurité alimentaire et des banques alimentaires.
• Intervention terrain auprès de la population desservie et des bénévoles ainsi que des points de service.
• Évaluer les besoins et le fonctionnement des points de services: identifier les défis et enjeux rencontrés, élaborer des plans d’action avec la responsable, développer des outils et procédures pertinents, etc.
• Rédiger les bilans des échanges avec les acteurs du milieu lorsque l’opportunité se présente.
• Identifier et établir des partenariats avec les acteurs du milieu et en analyser l'efficacité; favoriser la mise en application des ententes de partenariat.
• Identifier les acteurs locaux et les cartographier.
• Produire des outils de références pour les tâches accomplies.
• Autres tâches connexes.

Profil recherché :

• Avoir entre 18 et 30 ans (obligation du programme Emploi Été Canada).
• Être présentement inscrit aux études.
• Avoir ou être en voie d’obtenir un diplôme de premier cycle en sciences humaines ou sociales ou dans un domaine apparenté.
• Avoir un intérêt pour les sujets liés l’insécurité économique, la sécurité alimentaire et le bénévolat.
• Bonne capacité de communication orale et écrite.
• Connaissance de la suite Office.
• Sens de l’analyse, esprit de synthèse, organisation et planification.
• Autonomie, polyvalence et esprit d’équipe.

Conditions de travail et particularités :

• Poste à temps plein : 35 heures / semaine
• Durée : 8 semaines
• Avoir été aux études à temps plein durant l’année scolaire précédente et avoir fait une demande d’admission à temps plein pour l’année scolaire à venir
• Disponibilité occasionnelle de soir (après 16h)
• Date d’entrée en fonction : dès aujourd’hui
• Salaire horaire : 18.50$/heure
• Être citoyen canadien ou résident permanent
• Lieu de travail : 1930 de Champlain à Montréal

Veuillez faire parvenir votre CV et lettre de motivation à projets@ssvp-mtl.org - Seules les personnes sélectionnées seront contactées.